Panden

Hier lees je hoe je een pand opvolgt in het CRM: van de eerste prospectie tot de akte en het archief. Elke sectie hieronder behandelt één taak. Wat elke fase betekent en wat ze vraagt, lees je in Fases en statussen van een pand.

Je panden bekijken: bord, lijst of AI-zoeken

Ga naar Panden in de zijbalk. Bovenaan kies je een Weergave:

Weergave	Wat je ziet
Bord	Een kolom per fase: Prospectie, Verkoop / verhuur, Na verkoop / verhuur, Afgerond en Archief. Dit is de standaardweergave.
Lijst	Alle panden als tegels met omslagfoto, fase en documentenstand. Klik onderaan op Meer laden voor meer panden.
AI-zoeken	Zoeken op betekenis in beschrijvingen, foto’s en documenten.

Proppeteer onthoudt welke weergave je laatst gebruikte. De weergave en je filters staan ook in de link, dus een collega die je link opent, ziet hetzelfde.

Filteren werkt in Bord en Lijst:

• Typ in Zoeken op titel of adres… of Filter op stad….
• Kies Verkoop & verhuur, Verkoop of Verhuur.
• Zet Mijn panden, Geen actie > 3 maanden of Eigenaar ontbreekt aan.
• Alleen op het bord: filter op opdracht met Opdracht loopt af ≤ 30 d, Opdracht verlopen of Opdracht ontbreekt.
• Alleen in de lijst: kies een fase bij Alle fases of zet Onder bod / optie aan.
• Met Filters wissen begin je opnieuw.

AI: zoekt op betekenis

Zoek je op kenmerken in plaats van op adres, zoals “rijwoning met zuidtuin”? Kies dan AI-zoeken, typ je zoekvraag en klik op Zoeken. De AI zoekt in je beschrijvingen, foto’s en documenten, dus je vindt het pand ook als die woorden nergens letterlijk staan. Standaard zoek je in Verkoop / verhuur; een andere fase kies je in de keuzelijst. Jij kiest welke resultaten je gebruikt. Zie AI-zoeken.

Het bord gebruiken

Elke kaart op het bord toont wat je in die fase nodig hebt:

• Prospectie: wanneer je de laatste actie deed, bijvoorbeeld “Laatste actie 3 weken geleden”, of Geen actie gelogd.
• Verkoop / verhuur: hoe lang het pand al op de markt is, Onder bod of Onder optie, of het op je website en op portalen staat, en de opdracht (zie Opdrachten op een pand).
• Na verkoop / verhuur: wanneer de akte gepland is (“Akte over 12 dagen”, Akte vandaag of een aantal dagen over tijd) en tot wanneer een opschortende voorwaarde loopt. Ontbreekt de datum, dan zie je Datum ontbreekt.
• Onderaan de eigenaar (of Eigenaar ontbreekt) en de toegewezen makelaar.
• Een lampje met een getal betekent dat er voorgestelde volgende stappen klaarstaan. Portaalsync mislukt betekent dat het versturen naar een portaal mislukte.

Een pand naar een andere fase zetten:

1. Sleep de kaart naar een andere kolom. Kan het niet, dan toont de kolom Niet toegelaten.
2. Of klik op ⋯ op de kaart, kies Verplaatsen naar… en dan de fase.
3. Vraagt de nieuwe fase gegevens, zoals een opdracht of een compromisdatum, dan opent een venster. Vul het in en klik op Verplaatsen.

Goed om te weten:

• De kolommen Afgerond en Archief zijn standaard ingeklapt. Klik erop om ze te tonen.
• Elke kolom heeft een eigen sorteermenu, bijvoorbeeld Oudste actie eerst of Aktedatum (eerstvolgende eerst).
• Op je gsm kies je de fase bovenaan en verplaats je een pand via ⋯ in plaats van te slepen.

Een prospect snel toevoegen

Heb je net een eigenaar aan de lijn? Met een prospect leg je in een paar seconden het adres en de eigenaar vast.

1. Klik op het + bovenaan de kolom Prospectie (op je gsm: Prospect toevoegen).
2. Vul het Adres in. Met Adres zoeken vind je een Belgisch adres meteen.
3. Kies bij Eigenaar een Bestaand contact, of kies Nieuw contact en vul naam, telefoon en e-mail in.
4. Kies Verkoop of verhuur.
5. Klik op Prospect toevoegen.

Het pand staat nu in de kolom Prospectie.

AI: vult de prospect in uit je notitie

Klik op Plak of dicteer, plak of dicteer wat je weet (“Jan Peeters, 0475 12 34 56, Kerkstraat 12 Gent, wil verkopen in het voorjaar”) en klik op Invullen. De AI vult de lege velden voor adres en eigenaar in en toont Mogelijk bestaande contacten als de eigenaar al in je CRM staat. Zo typ je niets dubbel en maak je geen tweede contact aan voor dezelfde persoon. Jij controleert elk veld en klikt zelf op Prospect toevoegen.

Een pand aanmaken met AI-suggesties

Upload de dossierbestanden die je al hebt (EPC, akte, plannen, foto’s). De AI leest ze en stelt de pandgegevens voor. Jij beslist wat er wordt opgeslagen.

AI: vult je pandgegevens in vanuit je bestanden

De AI haalt waarden zoals EPC-score, oppervlaktes en slaapkamers uit je pdf’s, scans en foto’s. Je typt niets over, maakt minder tikfouten en hebt het dossier sneller ingevuld. Bij elke waarde zie je hoe zeker de AI is (een percentage) en met Waarom voorgesteld uit welk bestand ze komt. Niets wordt opgeslagen voor jij het accepteert.

1. Ga naar Panden en klik op Aanmaken.
2. Vul een Titel in, bijvoorbeeld “Kerkstraat 12, Gent”.
3. Klik op Doorgaan naar bestanden.
4. Upload je pdf’s en scans onder Dossierbestanden met Dossierbestanden uploaden.
5. Upload je foto’s onder Media met Foto’s uploaden. Staat een bestand aan de verkeerde kant, gebruik dan Naar Media of Naar Bestanden.
6. Klik op Doorgaan. De stap Analyseren toont hoeveel bestanden al gelezen zijn. Dit kan even duren.
7. Controleer in de stap Controleer suggesties elke voorgestelde waarde:
   • Klik op het vinkje (Accepteren) om ze over te nemen.
   • Klik op het kruisje (Negeren) als ze niet klopt.
   • Klik op het potloodje (Bewerken) om de waarde eerst aan te passen.
   • Klik op Waarom voorgesteld om de bron en de uitleg te zien.
8. Klik op Setup afronden.

Het pand opent in de fase Prospectie met alle gegevens die je hebt geaccepteerd. Koppel daarna de eigenaar (zie Eigenaars en andere contacten koppelen). Tot dan toont het pand Eigenaar ontbreekt.

Goed om te weten over AI-suggesties

• Een suggestie wordt pas opgeslagen als je ze accepteert.
• Met Alles accepteren neem je alle nieuwe waarden in één keer over. Overschrijft een suggestie een veld dat al ingevuld is, dan vraagt het CRM eerst om bevestiging.
• Heb je niet alles bekeken? Na Overslaan en afronden of Setup afronden blijven de openstaande suggesties staan in de tab Details, onder AI-voorgestelde updates.
• Upload je later nog bestanden op een pand dat klaar is, dan bekijkt de AI die ook. Na een korte verwerkingstijd verschijnen nieuwe voorstellen in de tab Details, onder AI-voorgestelde updates. De tegel in de lijst toont dan bijvoorbeeld “2 suggesties nog niet toegepast”.
• Is de setup niet afgewerkt, dan toont de tegel in de lijst Intake. Open het pand en klik op Intake voortzetten om verder te gaan.
• Wil je het pand toch niet aanmaken, klik dan in de setup op Pand verwijderen. De geüploade bestanden worden ook verwijderd.

Een pand handmatig aanmaken

Heb je nog geen bestanden? Dan vul je het formulier zelf in.

1. Ga naar Panden en klik op Aanmaken.
2. Klik op Alle velden handmatig invullen.
3. Kies onder Eigenaar een Bestaand contact of maak een Nieuw contact. Elk pand heeft een eigenaar nodig.
4. Kies de Startfase:
   • Prospectie als je de opdracht nog niet hebt.
   • Verkoop / Verhuur (opdracht getekend) als de opdracht al getekend is. Vul dan ook de gegevens van de opdracht in.
5. Vul minstens de Titel in. De rest kan later.
6. Klik op Aanmaken.

Het pand en zijn tabs

Klik op een pand op het bord of in de lijst. Bovenaan zie je:

• de fases van het dossier (Prospectie, Verkoop, Na verkoop, Afgerond), met de huidige fase gemarkeerd. Bij een gearchiveerd pand zie je Archief en de reden.
• Onder bod of Onder optie als dat zo is, en wanneer de laatste actie was.
• of het pand online staat (Online of Niet online), de stand op portalen en de stand van de documenten.

Rechtsboven staan de acties:

Knop	Wat doet het
Bezichtiging plannen	Een bezoek inplannen. Zie Taken en kalender.
Vraag AI	De AI-assistent openen over dit pand. Zie De AI-assistent gebruiken.
Naar …	Het pand naar de volgende fase zetten, bijvoorbeeld Naar Verkoop. Bij een gearchiveerd pand heet de knop Heractiveren.
Meer acties	Terugzetten naar een vorige fase, Markeer onder bod of Bod vervallen, Opdracht voorbereiden (in Prospectie), Archiveren en Pand verwijderen.

Daaronder staan de tabs. Op je gsm kies je de tab in een keuzelijst.

Tab	Wat vind je er
Details	Alle pandgegevens en openstaande AI-suggesties. Ernaast: de samenvatting Stand van zaken, het blok Levenscyclus met mijlpalen, volgende stappen en de opdracht, en de gekoppelde Contacten.
AI-matching	Kopers en huurders die bij het pand passen, met uitleg waarom. Alleen zichtbaar in Verkoop of Verhuur en zolang het pand niet onder bod of onder optie staat. Zie AI-matching.
Media	Foto’s: uploaden, volgorde en omslagfoto.
Documenten	De documentenchecklist en alle bestanden van het pand.
Activiteit	De tijdlijn met bezoeken, notities en andere activiteiten, en elke fasewijziging (“Verplaatst naar Verkoop door …”).
Opvolging	Voortgangsrapporten voor de verkoper.
Publiceren	Het pand online zetten op je website en op gekoppelde portalen.

AI: vat het dossier samen

Bovenaan de tab Details staat Stand van zaken: een korte samenvatting van de acties en mijlpalen in het dossier. Neem je een dossier over van een collega of bel je de eigenaar terug, dan weet je in een paar seconden waar je staat zonder de hele tijdlijn te lezen. De samenvatting verandert niets in het dossier. Controleer de details in het dossier voor je ze aan een klant doorgeeft.

Het pand naar een volgende fase zetten

1. Open het pand.
2. Klik rechtsboven op Naar …, bijvoorbeeld Naar Na verkoop. Wil je terug naar een vorige fase of archiveren, open dan Meer acties.
3. Vul in het venster in wat de nieuwe fase vraagt:
   • Naar Verkoop of Verhuur: de opdracht (zie Opdrachten op een pand).
   • Naar Na verkoop of Na verhuur: Compromis getekend (of Huurcontract getekend), en eventueel Verkoopprijs, Geplande akte, Opschortende voorwaarde tot en de koper of huurder.
   • Naar Afgerond: de datum Akte verleden (of Overdracht).
   • Naar Archief: een Reden en eventueel een notitie.
   • Terug naar een vorige fase: een Reden.
4. Klik op Verplaatsen.

Je kan een pand pas verder zetten als er een eigenaar gekoppeld is. Ontbreekt die, dan zie je Dit pand heeft nog geen eigenaar. Koppel er een voor je het verder zet. Klik op Eigenaar toevoegen.

AI: leest je compromis of huurcontract

In het venster Verplaatsen naar Na verkoop klik je bij Upload het compromis om in te vullen op Bestand kiezen (bij verhuur: het huurcontract). De AI leest het document en vult de lege velden in: de datum van ondertekening, de prijs, de geplande akte en de opschortende voorwaarde. Staat de koper al in je contacten, dan vult ze die ook in. Je typt de data niet over: de datum van ondertekening, de akte en de voorwaarde staan al klaar om te controleren. Bij elk veld staat hoe zeker de AI is. Jij controleert de waarden en klikt zelf op Verplaatsen.

Na de verplaatsing toont het CRM soms Voorgestelde volgende stappen, zoals taken om de akte voor te bereiden. Er gebeurt niets tot je ze aanvaardt. Vink de taken aan die je wilt en klik op de knop om ze toe te voegen (bijvoorbeeld “2 taken toevoegen”), of kies Later. Zie Aanbevelingen.

Opgepast

Zet je een pand terug naar Prospectie of naar Archief, dan gaat het offline op je website. Doe je dat vanuit Verkoop, dan wordt ook de lopende opdracht beëindigd. Gaat een verkoop niet door (Na verkoop terug naar Verkoop), dan worden de compromisdatum, de geplande akte en de verkoopprijs gewist. Ze blijven wel in de historiek.

Een pand onder bod of onder optie zetten

Ligt er een bod op tafel, dan markeer je dat zonder de fase te veranderen.

1. Open het pand in Verkoop.
2. Klik op Meer acties en kies Markeer onder bod (bij verhuur: Markeer onder optie).

Op het bord vind je dezelfde keuze onder ⋯ op de kaart.

Het pand toont nu Onder bod. Zolang het onder bod staat, zie je de tab AI-matching niet. Valt het bod weg, kies dan Bod vervallen (bij verhuur: Optie vervallen). Wordt het bod een verkoop, zet het pand dan Naar Na verkoop. Lees meer in Fases en statussen van een pand.

Opdrachten op een pand

De opdracht staat in de tab Details, in het blok Levenscyclus, onder Opdracht. Je ziet er het type, de status (zoals Lopend), de periode, het Verwacht ereloon en of het Getekend document al in het dossier zit.

Een opdracht voorbereiden in Prospectie

1. Open het pand en kies Meer acties › Opdracht voorbereiden.
2. Vul de voorwaarden in die je de eigenaar voorstelt, zoals Type, Startdatum, Einddatum en Ereloon %. De standaardwaarden van je kantoor zijn al ingevuld.
3. Klik op Concept bewaren.

Het pand toont nu een Conceptopdracht (aanbod aan de eigenaar).

De getekende opdracht registreren

Dat doe je wanneer je het pand Naar Verkoop zet. In het venster kies je Voorbereide opdracht activeren als je al een concept hebt, of Getekende opdracht registreren om de gegevens in te vullen. Voeg bij Opdrachtgevers (ondertekenaars) iedereen toe die tekende en klik op Verplaatsen.

AI: leest je getekende opdracht

Kies je Getekende opdracht registreren, klik dan bij Upload de getekende opdracht om in te vullen op Bestand kiezen. De AI leest de bemiddelingsovereenkomst en vult type, data, ereloon en beschermingsperiode in. Onder Te controleren clausules toont ze wat afwijkt, zoals Lijstbeding langer dan de standaard van je kantoor of Stilzwijgende verlenging zonder opzegtermijn. Zo neem je niets verkeerd over en zie je ongewone clausules voor ze een probleem worden. Jij controleert elk veld en klikt zelf op Verplaatsen.

Een lopende opdracht aanpassen

Klik in het blok Opdracht op ⋯ (Acties voor de opdracht) en kies:

• Verlengen of Prijs / ereloon wijzigen om een wijziging vast te leggen.
• Getekend document opladen om het getekende document in de tab Documenten toe te voegen.
• Beëindigen als de opdracht stopt. Kies een reden en een datum.
• Kandidatenlijst zodra de opdracht afgelopen is: de kandidaten die je tijdens de opdracht voorstelde (lijstbeding).

Klik op de regel “Identificatie 1/2” om de cliëntidentificatie (witwaswet) van de opdrachtgevers bij te houden. Een onvolledige identificatie is een herinnering en blokkeert de opdracht niet.

Wat het bord toont over de opdracht

Op elke kaart in Verkoop / verhuur staat het type opdracht en wanneer ze afloopt, bijvoorbeeld “Excl. · Loopt af over 21 dagen”. Loopt de opdracht binnen 30 dagen af, dan krijgt die regel een waarschuwingskleur. Een verlopen opdracht toont Opdracht verlopen in het rood. Staat een pand op de markt zonder opdracht, dan toont de kaart Opdracht ontbreekt en het pand toont Opdracht toevoegen. Met de opdrachtfilters op het bord vind je deze panden snel terug.

Meer over opdrachten lees je in Opdrachten.

Pandgegevens bewerken

1. Open het pand in de tab Details.
2. Pas de velden aan. Ze staan gegroepeerd, bijvoorbeeld Basisgegevens, Locatie, Beschrijvingen, Energie (EPC) en Juridisch (België). Klik op een groep om ze open of dicht te klappen.
3. Klik onderaan op Opslaan.

Goed om te weten:

• Alleen de titel is verplicht. Velden met het label Publicatie heb je nodig voordat je het pand op een portaal zet.
• Voor een Belgisch adres gebruik je Zoek adres. Kies het volledige adres met huisnummer. Het CRM vult dan straat, postcode en gemeente in en toont Adres geverifieerd (Geopunt).
• De fase kies je niet in het formulier. Je verandert ze met Naar … of op het bord.
• De Toegewezen makelaar en de mijlpalen (zoals Geplande akte) pas je aan in het blok Levenscyclus. Ze worden meteen bewaard.

Foto’s beheren

1. Open het pand en ga naar de tab Media.
2. Klik op Foto’s uploaden, of sleep bestanden ergens op de pagina.
3. Sleep de foto’s in de Fotobibliotheek in de gewenste volgorde. Je kan ook een foto selecteren en Naar links of Naar rechts gebruiken.

De eerste foto is de omslagfoto. Ze krijgt het label Omslag en verschijnt in de lijst en op je website in die volgorde.

• Een foto die eigenlijk een document is, verplaats je met Naar Bestanden.
• Een foto verwijderen: selecteer ze en klik op Verwijderen.

Documenten en de documentenchecklist

De tab Documenten toont bovenaan de Documentenchecklist: de documenten die je voor dit pand nodig hebt, met hun status (Vereist, Aangevraagd, In behandeling, Ontvangen, Verlopen of Niet van toepassing).

Een document toevoegen aan de checklist:

1. Zoek het item in de Documentenchecklist.
2. Klik op Uploaden (of Vervangen als er al een bestand is).
3. Pas indien nodig de status aan in de keuzelijst.

Andere bestanden beheer je onder Alle bestanden:

1. Klik op Document uploaden.
2. Koppel het bestand aan een checklistitem in de kolom Checklist.
3. Vink Openbaar aan als het bestand bij het pand op je website mag verschijnen.

Goed om te weten:

• Items met status Niet van toepassing staan standaard verborgen. Klik op Toon niet-van-toepassing documenten om ze te zien.
• Een eigen document toevoegen aan de checklist: vul de naam in bij Naam ander document en klik op Andere toevoegen.
• De kolom AI toont of het CRM het bestand al gelezen heeft (Klaar).
• De getekende opdracht en een aanhangsel bij de opdracht kunnen nooit op je website verschijnen.

AI: leest je foto’s en documenten

Bij elke upload beschrijft de AI wat er op je foto’s staat en leest ze de tekst in je pdf’s. Zo vind je een tuin op een foto of een clausule in een brochure terug met AI-zoeken of de AI-assistent, zonder zelf te bladeren. Dit gebeurt op de achtergrond en verandert geen pandgegevens.

Opgepast

Bestanden die je op Openbaar zet, zijn zichtbaar voor iedereen op je website. Ze worden ook naar gekoppelde portalen gestuurd als het portaal dat type document aanvaardt. Documenten met persoonsgegevens (identiteit, eigendomstitel, bod, huurcontract) gaan nooit naar portalen.

Eigenaars en andere contacten koppelen

1. Open het pand in de tab Details.
2. Klik in het blok Contacten op Koppelen.
3. Zoek het contact bij Gerelateerd contact. Bestaat het nog niet, klik dan op Nieuw contact.
4. Kies een Rol, bijvoorbeeld Verkoper, Verhuurder, Potentiële koper of Huurder.
5. Kies eventueel een Interesseniveau en klik op Koppelen.

Een Verkoper of Verhuurder telt als eigenaar. Zonder eigenaar kan je het pand niet naar een volgende fase zetten.

Voor een Verkoper zie je de schakelaar Ontvangt eigenaarsmails. Zet die aan als de eigenaar voortgangsrapporten per e-mail moet krijgen. Een koppeling verwijder je met het prullenbakicoon (Ontkoppelen). Meer over contacten lees je in Contacten.

Een voortgangsrapport naar de verkoper sturen

1. Open het pand en ga naar de tab Opvolging.
2. Kies de Periode van en Periode tot.
3. Klik op Automatische secties laden om de websitepublicatie en de bezoeken in die periode op te halen.
4. Vul minstens Actieplan (verplicht) en Advies (verplicht) in.
5. Klik op Concept opslaan.
6. Klik bij het rapport op Naar eigenaars sturen.
7. Controleer het onderwerp en de tekst in E-mail controleren en klik op Versturen.

De eigenaars met Ontvangt eigenaarsmails krijgen het rapport met een pdf in bijlage.

Publiceren op je website

1. Open het pand en ga naar de tab Publiceren.
2. Klik in het blok Website op Publiceren.

Het pand staat nu Online op de website van je kantoor. Met Offline halen haal je het weer weg.

Goed om te weten:

• Je kan een pand publiceren in Verkoop / verhuur, Na verkoop / verhuur en Afgerond. In Prospectie of Archief zie je Panden in Prospectie of Archief kunnen niet online. Zet het pand eerst in Verkoop / Verhuur.
• Onder Aanbevolen voor publicatie (blokkeert niet): en Aanbevolen documenten (blokkeert niet): zie je wat nog ontbreekt, zoals het EPC-label. Die lijst houdt de publicatie niet tegen.
• Heeft je kantoor een vastgoedportaal gekoppeld, dan staat het onder Vastgoedportalen in dezelfde tab.

Opgepast

In België moet de EPC-informatie in elke advertentie van een pand staan. Vul ze aan voor je het pand online zet.

Zie ook

• Fases en statussen van een pand
• Opdrachten
• Aanbevelingen
• Wat AI voor je doet
• AI-zoeken
• AI-matching
• De AI-assistent gebruiken
• Contacten