Taken en kalender

Met taken hou je je opvolging bij, met de kalender plan je bezichtigingen en afspraken voor jezelf en je collega’s. Proppeteer stelt daarnaast zelf stappen voor die je met één klik als taak toevoegt.

Je taken bekijken

Ga naar Taken. De pagina Mijn taken toont alle taken die aan jou zijn toegewezen. Bovenaan staan de stappen die Proppeteer Voorgesteld heeft (zie hieronder).

• Onder Openstaand staan de taken die je nog moet doen. Een taak die te laat is, krijgt een gekleurde achtergrond. Taken die te laat zijn of binnen 48 uur vervallen, zijn Dringend.
• Onder Afgewerkt staan de taken die je al afrondde.
• Bij elke taak zie je wanneer ze Vervalt en aan welk contact of pand ze gekoppeld is. Klik op de naam om het contact of pand te openen.

Sorteer met de keuzelijst op Prioriteit of Deadline. Bij Prioriteit kan je taken herschikken door ze aan het handvat te verslepen.

AI: zet je taken en agenda voor je op een rij

Vraag de AI-assistent bijvoorbeeld “Wat zijn mijn open taken?” of “Welke bezoeken heb ik morgen?”. Noem je de naam van een collega, dan kijkt hij ook in diens agenda. Zo heb je je overzicht onderweg, zonder door de kalender te bladeren. De assistent plant zelf geen afspraken. Een taak maakt hij alleen aan als je in het gesprek uitdrukkelijk ja zegt op een voorgestelde stap.

Voorgestelde stappen accepteren

Proppeteer kent de fase, de opdracht en de datums van elk dossier en stelt de volgende stap voor, bijvoorbeeld Documenten opvragen of een akte die morgen gepland is. Je vindt die suggesties onder Voorgesteld op Taken, en die van vandaag ook op je dashboard onder Vandaag. Ze staan gegroepeerd per Te laat, Vandaag, Deze week en Later.

1. Lees de suggestie. Je ziet waarom ze er staat, voor welk pand en tegen wanneer.
2. Klik op Accepteren. Pas eventueel de Taak en de Vervaldatum aan.
3. Klik op Taak toevoegen.

Het resultaat: de taak staat bij je open taken. Sommige suggesties zijn geen taak maar een stap in het CRM. Dan heet de knop bijvoorbeeld Documenten opvragen of Kandidatenlijst en opent hij het juiste venster.

Past een suggestie nu niet? Klik op Uitstellen en kies Morgen, Volgende week of een datum. Is ze niet nodig, klik dan op Negeren en geef eventueel een reden.

Opmerking

Er wordt nooit iets vanzelf aangemaakt of verstuurd. Een suggestie wordt pas een taak als jij ze accepteert. Welke stappen Proppeteer voorstelt, kiest een eigenaar of beheerder in Instellingen › Aanbevelingen. Lees meer in Aanbevolen volgende stappen.

AI: vindt opvolging in je notities en schrijft je mails voor

Suggesties met het label AI komen van de AI. Heeft je kantoor AI-signalen aangezet, dan leest de AI je notities en gesprekken en stelt een opvolging voor, met het citaat waarop ze steunt. Bij een suggestie als Bedank de eigenaar en vraag een review of doorverwijzing klik je op Mail opstellen: de AI schrijft een AI-concept van de mail, dat je opent met Openen in e-mail of kopieert met Kopiëren. Zo mis je geen belofte en begin je niet met een lege mail. Jij leest na, past aan en verstuurt zelf.

Een taak aanmaken

1. Ga naar Taken.
2. Klik op Nieuwe taak.
3. Koppel eventueel een pand via Gerelateerd pand en een contact via Gerelateerd contact.
4. Beschrijf de taak in Beschrijving, bijvoorbeeld “Jan Peeters terugbellen over het bod”.
5. Kies de Deadline.
6. Klik op Opslaan.

Je kan een taak ook aanmaken op de tijdlijn van een contact of pand: kies Taak, vul de beschrijving en de Deadline in en klik op Toevoegen. Die taak is dan meteen aan dat contact of pand gekoppeld. Zie Contacten.

Een taak afronden

1. Ga naar Taken.
2. Vink het vakje vóór de taak aan (Afronden).

De taak verhuist naar Afgewerkt. Per vergissing afgerond? Vink het vakje bij de taak onder Afgewerkt weer uit (Opnieuw openen).

Je kan een taak ook afronden vanuit de tijdlijn van een contact of pand, door ze in de kalender te openen en op Afronden te klikken, of met Afvinken op je dashboard onder Vandaag. Daar schuif je een taak ook door met Uitstellen tot morgen.

Een taak verwijderen doe je met het vuilbakicoon. Bevestig in het venster Deze taak verwijderen? Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

De kalender bekijken

1. Ga naar Kalender.
2. Kies Week of Dag. Blader met de pijlen, of klik op Vandaag om terug te keren.
3. Kies wiens agenda je ziet: Mijn agenda, Heel het team, of klik op de naam van een collega.

De kalender toont bezichtigingen, afspraken, geblokkeerde tijd en taken met een deadline.

Een bezichtiging of afspraak plannen

1. Ga naar Kalender.
2. Klik op Nieuw, of klik of sleep op het raster op het gewenste tijdstip.
3. Kies het Type:
   • Bezichtiging: een bezoek aan een pand. Een pand en een contact zijn verplicht.
   • Afspraak: een andere afspraak. Pand en contact zijn optioneel.
   • Geblokkeerd: tijd die je vrijhoudt, zonder pand of contact.
   • Taak: een taak met een deadline. Koppel minstens een contact of een pand.
4. Kies bij Toegewezen aan voor wie de afspraak is.
5. Zoek het pand en het contact, bijvoorbeeld “Kerkstraat 12” en “Jan Peeters”. Bestaat het contact nog niet? Klik op Nieuw contact om het snel aan te maken.
6. Controleer Start en Einde (voor een taak: de Deadline).
7. Voeg eventueel een Omschrijving toe.
8. Klik op Opslaan.

Heeft de collega op dat moment al iets gepland, dan krijg je de melding Planningsconflict. Klik op Toch opslaan als je de afspraak toch wil inplannen.

Je kan een bezichtiging ook plannen vanuit een contact of pand met de knop Bezichtiging plannen. Dat contact of pand is dan al ingevuld.

Een afspraak verplaatsen, wijzigen of verwijderen

• Verplaatsen: sleep de afspraak in de kalender naar een ander tijdstip. Dat gaat per 15 minuten. Taken kan je niet verslepen.
• Wijzigen: klik op de afspraak, pas aan en klik op Opslaan.
• Verwijderen: klik op de afspraak en daarna op Verwijderen.

Heeft je kantoor e-mails voor bezichtigingen ingeschakeld, dan zie je bij een bestaande bezichtiging ook knoppen zoals Bevestiging sturen, Annulering sturen, Verplaatsing melden en Eigenaars verwittigen. Je kan de e-mail eerst nalezen en aanpassen voor je hem verstuurt.

Bezoekfeedback noteren

Leg na een bezichtiging vast hoe het ging, zodat je collega’s en de eigenaar weten waar je staat.

1. Klik op je dashboard onder Vandaag bij het bezoek op Hoe ging het?. Of rond de bezichtiging af in de tijdlijn van het contact of pand.
2. Kies de Interesse van de bezoeker. Dat veld is verplicht.
3. Kies eventueel de Mening over de prijs, de Bezwaren en de Volgende stap, en schrijf je Notities.
4. Klik op Feedback opslaan.
5. Onder Feedback bewaard kies je welke opvolging je wil: een bedankmail aan de bezoeker, een taak om een tweede bezoek te plannen of een taak om de bezoeker terug te bellen. De taken krijgen morgen als deadline.
6. Klik op Geselecteerde aanmaken, of op Later.

Kies je de bedankmail, dan opent een voorbeeldmail die je nakijkt en zelf verstuurt.

Zie ook

• Contacten
• Panden
• De AI-assistent gebruiken